10+1 Digitális eszköz, amivel rakétára állíthatod a vállalkozásod 🚀

Manapság a digitális eszközök nem „jó ha vannak”, hanem létfontosságúak. Az viszont nem mindegy, melyiket választod – mert hiába van 5 különböző appod, ha mind csak rabolja az időd. Összegyűjtöttünk egy 10+1-es listát, amit minden magyar vállalkozó használhat 2025-ben – saját példákkal, hogy lásd, tényleg működik.

  1. Projektmenedzsment: Trello vagy Asana

Ha eddig Excelben követted, ki min dolgozik, akkor itt az ideje váltani.

Trello – a vizuális projektmenedzsment királya

A Trello egy színes, vizuális projektmenedzsment eszköz, amely kártyák és táblák segítségével teszi átláthatóvá a feladatokat.
Mikor érdemes használni? Ha a monitorod tele van post-it cetlikkel, és gyakran elveszel a határidők és feladatok tengerében.
Miért érdemes használni?

  • Könnyen átlátható: mindenki egy pillantással látja, hol tart a projekt.
  • Színkódokkal, címkékkel és határidőkkel teljesen személyre szabható.
  • Kisebb és nagyobb csapatoknak egyaránt ideális.

Példa: egy marketingügynökség a „To do – Doing – Done” módszert használja Trellóban, így mindig látható, hogy melyik kampány melyik fázisban tart.

Asana – ha komplexebb rendszert akarsz

Az Asana a Trello „nagytestvére”: részletesebb, több funkcióval és automatizálással.
Mikor érdemes használni? Ha nem csak feladatokat, de határidőket, ellenőrzéseket és mérföldköveket is szeretnél nyomon követni.
Miért érdemes használni?

  • Feladatok kiosztása, határidők kezelése, projektlépések rögzítése.
  • Csapatkommunikáció beépítve.
  • Integrálható több száz más alkalmazással (pl. Slack, Google Drive).
    Példa: egy grafikai ügynökség Asanában minden ügyfélprojektet külön táblán vezet. A dizájner tudja, mikorra kell leadni a logót, a szövegíró látja, mikor jön az anyag – nincs több káosz.

  1. Kommunikáció: Slack

Slack – villámgyors csapatkommunikáció

Email helyett sokkal gyorsabb, és rendszerezhető csatornákba.

A Slack egy kommunikációs platform, amely kiváltja a végtelen email-láncokat. Csatornákba rendezheted a beszélgetéseket, fájlokat is megoszthatsz.
Mikor érdemes használni? Ha a céges kommunikációban állandó káosz van, és már senki nem találja meg, hogy „ki, mikor, mit írt”.
Miért érdemes használni?

  • Témák szerinti csatornák, nem kell ezer emailt visszakeresni.
  • Integrálható Trellóval, Asanával, Drive-val.
  • Gyorsabb, mint a Messenger vagy WhatsApp.

Példa: egy webshop csapata külön Slack csatornát tart a beszállítóknak, ügyfélszolgálatnak és marketingnek. Így nincs „elveszett email”, minden infó azonnal ott van.

  1. Online meeting: Zoom vagy Google Meet

Előadások, ügyféltalálkozók, belső egyeztetések – mind működik.

Zoom / Google Meet – a virtuális tárgyaló

Az online meetingek alapjai. Könnyen kezelhető, felvételek menthetők, képernyőmegosztás egyszerű.
Mikor érdemes használni? Ha ügyfelekkel, beszállítókkal vagy akár távoli csapattal dolgozol.
Miért érdemes használni?

  • Egyszerű, bárki számára elérhető.
  • Kiváló képernyőmegosztás, felvétel készíthető.
  • Stabil kapcsolat és sok extra funkció.

Példa: egy coach hetente egyszer Zoom-on tart csoportos mentorálást. A felvételeket automatikusan menti a Drive-ba, így a résztvevők később is visszanézhetik.

  1. Feladat automatizálás: Zapier / Make

Az igazi varázslat, amikor az eszközeid összedolgoznak.

Zapier / Make – a láthatatlan asszisztens

Ezek az eszközök összekötik az alkalmazásaidat, és automatizálnak mindent.
Mikor érdemes használni? Ha sok manuális, ismétlődő feladat rabolja az időd (pl. adatátvitel, értesítések).
Miért érdemes használni?

  • Egy űrlap kitöltése után automatikusan mehet email, számlázás és CRM-be rögzítés.
  • Több száz alkalmazást kapcsolhatsz össze.
  • Időt és energiát spórol.

Példa: ha valaki kitölti a kapcsolatfelvételi űrlapot, azonnal megy egy „Köszönjük!” email, feliratkozik a hírlevélre, és bekerül a CRM-be. Manuális munka? Nulla.

  1. Időmenedzsment: Toggl vagy Clockify

Ha szolgáltató vagy, tudnod kell, mennyi idő megy el egy feladatra.

Toggl / Clockify – időgazdálkodás mesterfokon

Időmérő appok, amelyek pontosan megmutatják, mire mennyi időt költesz.
Mikor érdemes használni? Ha szolgáltató vagy, és óradíjban dolgozol, vagy ha szeretnéd látni, mi viszi el az időd.
Miért érdemes használni?

  • Tudatosabb munkavégzés.
  • Reális árazás kialakítása.
  • Könnyű riportok ügyfeleknek.

Példa: egy szabadúszó szövegíró rögzíti az írással töltött időt. Rájött, hogy a blogcikkek 20%-át túl sokáig csiszolgatta – így változtatott az árazásán is.

  1. Marketing: MailerLite vagy Mailchimp

Email marketing nélkül nincs stabil bevétel. Automatizált sorozatok, szegmentált listák, kosárelhagyó emlékeztetők – kötelező.

MailerLite / Mailchimp – email marketing automatizálva

A bevételnövelés egyik legerősebb eszköze. Hírlevelek, automatizált sorozatok, szegmentálás.
Mikor érdemes használni? Ha rendszeresen kommunikálsz az ügyfeleiddel, és szeretnéd őket visszahozni újra vásárlásra.
Miért érdemes használni?

  • Profi sablonok, könnyű kezelés.
  • Automatizált kampányok (pl. kosárelhagyás, születésnapi kupon).
  • Mérhető eredmények.

Példa: egy kézműves webshop MailerLite-ban beállított egy automata „születésnapi kupon” kampányt. Az ügyfelek imádták, és minden évben hozott plusz rendeléseket.

  1. Vizualizáció: Canva vagy Figma

Nem kell profi grafikusnak lenned, hogy szép posztokat vagy prezentációkat készíts.

Canva / Figma – design bárkinek

Online grafikai eszközök, amelyekkel posztokat, prezentációkat és arculati anyagokat készíthetsz.
Mikor érdemes használni? Ha nincs saját grafikusod, de szükséged van egységes, szép megjelenésre.
Miért érdemes használni?

  • Drag-and-drop egyszerűség.
  • Rengeteg sablon és stock kép.
  • Könnyű csapatmunka (pl. Figma).

Példa: egy fodrászszalon Canvában készítette el saját posztjait, egységes arculattal. A vendégek már a Facebook oldalon látták, hogy „itt minden profi”.

  1. Dokumentumkezelés: Google Drive / Dropbox

Nincs több „elküldöm pendrive-on” sztori.

Google Drive / Dropbox – felhő alapú dokumentumtár

Többé nem kell pendrive-ot hurcolni vagy emailben fájlokat küldözgetni.
Mikor érdemes használni? Ha több embernek kell ugyanazokhoz a dokumentumokhoz hozzáférnie.
Miért érdemes használni?

  • Bármikor, bárhonnan hozzáférhető.
  • Jogosultságok könnyen beállíthatók.
  • Valós idejű közös munka.

Példa: egy építész iroda a Google Drive-ban tartja az összes tervet, így bárki, bárhonnan hozzáfér. Az ügyfeleknek is tudnak adni „csak olvasható” hozzáférést.

  1. Pénzügy: Számlázz.hu vagy Billingo

Automatikus számlázás, könyvelői hozzáférés, online fizetések integrációja.

Számlázz.hu / Billingo – digitális számlázás

A magyar vállalkozások kedvenc online számlázó rendszerei.
Mikor érdemes használni? Ha nem szeretnél kézzel töltögetni papírszámlákat, vagy napokat várni a könyvelőre.
Miért érdemes használni?

  • Gyors számlakészítés, automatikus NAV-adatszolgáltatás.
  • Könyvelői hozzáférés.
  • Előfizetéses rendszerekhez is használható.

Példa: egy edzőterem előfizetéses rendszerben működik, a Billingo minden hónapban automatikusan számláz.

  1. CRM: HubSpot vagy Pipedrive

A vevőid a legnagyobb értékeid. Egy CRM segít, hogy tudd, hol tartasz velük.

CRM: HubSpot vagy Pipedrive – amikor nem akarsz ügyfeleket elveszíteni

Egy jó CRM (Customer Relationship Management) rendszer abban segít, hogy mindig pontosan tudd, hol tartasz az ügyfelekkel a közös úton – az első érdeklődéstől a szerződéskötésig, majd akár az utógondozásig is.

A HubSpot az egyik legismertebb és legátfogóbb CRM a piacon: rengeteg automatizációt, marketinges és sales eszközt kínál.
A Pipedrive inkább az értékesítési folyamatokra fókuszál, egyszerű, vizuális csővezeték (pipeline) rendszerével könnyen nyomon követheted, hogy melyik ügyfél hol tart.

Mikor érdemes használni? Ha sok ügyféllel, lead-del vagy ajánlatkéréssel dolgozol, és gyakran érzed úgy, hogy kicsúszik a kezedből a kontroll. Ha szeretnéd, hogy a csapatod is lássa, kinek mi a státusza, és elkerüljétek a dupla munkát vagy az elfelejtett ügyfeleket.

Miért érdemes használni?

  • Átlátható értékesítési folyamat: a Pipedrive-ban például kártyák mutatják, hogy egy ügyfél éppen tárgyalási szakaszban van, ajánlatot kapott, vagy már szerződött.
  • Automatizált emlékeztetők: a HubSpot képes emailben és értesítésben szólni, ha ideje utánkövetni egy ügyfelet.
  • Adatbázis-építés: minden információ egy helyen van – nem Excel-táblákban vagy jegyzetfüzetben kallódik.
  • Ügyfélélmény növelése: gyorsabb, pontosabb reakciók → az ügyfelek megbízhatóbbnak látnak.

Példa: egy B2B szolgáltató a Pipedrive-ot használja. Amikor egy ügyfél érdeklődik, bekerül a rendszerbe, és pontosan látszik, hányadik lépésnél tart a tárgyalás.

+1. Elektronikus aláírás: Signingo vagy DocuSign

A világ legidegesítőbb dolga a „nyomtasd ki, írd alá, szkenneld vissza”.

Signingo / DocuSign – digitális aláírás

Nem kell többé nyomtatni, szkennelni, postázni. Az aláírás digitálisan is érvényes.
Mikor érdemes használni? Ha gyakran kötsz szerződést, és szeretnéd gyorsítani a folyamatot.
Miért érdemes használni?

  • Időspórolás: percek alatt aláírás.
  • Jogilag elfogadott dokumentumok.
  • Mobilról is használható.

Példa: egy ingatlanos Signingo-val küldi a szerződéseket. Az ügyfelek bárhol aláírják mobilon, nincs várakozás, nincs papírmunka.

Összegzés

A digitális eszközökkel nemcsak időt spórolsz, hanem stresszt is. Ahelyett, hogy azon idegeskednél, ki mit nem csinált meg, vagy épp hol van az a szerződés, minden egy kattintásra lesz.

És a legjobb: ezek az eszközök ma már elérhetők bárkinek – nem csak a „nagyoknak”. Egy kisvállalkozás is ugyanolyan profi folyamatokat tud felépíteni, mint egy multi.